ניהול פרויקטים

אתגר ושמו ניהול פרויקטים בעולם הדינאמי של היום, יותר ויותר חברות ועסקים נדרשים לפעול מהר יותר, טוב יותר ויעיל יותר. כחלק ממגמה זו, הולכת וגדלה החשיבות של חברות המספקות שירותים עסקיים בתחום של ניהול פרויקטים. בתחום זה ניתן למצוא מגוון רחב של חברות וארגונים, שמבצעים עבודה חיונית עבור לקוחותיהם. עבודה זו מבוצעת על פי רוב על בסיס שעות, והיא מקובלת מאוד כאשר נדרשת עבודתם של חברות מקצועיות בתחומים כגון:

• בתי תוכנה.
• חברות ייעוץ.
• חברות הנדסה.
• חברות אבטחת מידע.
• חברות אינטגרציה.
• כתיבה טכנית.
• חברות ייעוץ שונות, כדוגמת חברות למתן ייעוץ כלכלי.

מדוע חברות צריכות ניהול פרויקטים כל חברה שעוסקת בתחום של ניהול פרויקטים, וכל מנהל שעוסק באופן רציני בתחום זה של ניהול פרויקטים , יודעים עד כמה מדובר בעבודה מאתגרת. נוסף על האתגרים של עבודה עם לקוחות שונים ומגוונים, כאשר לכל אחד דרישות משלו, ציפיות משלו, ורמת דחיפות משלו, ישנו ממד בסיסי שמובנה בתחום באופן אינהרנטי. המימד שאנו מדברים עליו, הכרוך בארגון פרויקט מא' ועד ת', הינו מימד אי הודאות. יש פעמים שבהן מדובר על אי וודאות גדולה ויש פעמים שאי הוודאות תהיה קטנה יותר, אבל תמיד היא שם, משוטטת ברקע. הסיבות לאי הוודאות נובעות לא מעט מהכורח להתמודד עם נתונים רבים, עם משתנים מגוונים, עם סוגים שונים של פתרונות ועוד. לעיתים, חלק מן התחושה של אי הוודאות נובעת מהקושי לעקוב אחר התנהלות והתקדמות הפרויקט, בייחוד כזה שמעורבים בו עובדים רבים, ובהם גם מנהלים מדרגות שונות. למרבה המזל, ישנן דרכים שיכולות להקטין את אי הוודאות הזאת. להקל על החיים כדי להפוך את העבודה בתחום של ניהול פרויקטים לנוחה יותר, לקלה יותר לבקרה ולפשוטה יותר לשליטה, יותר ויותר חברות בתחום נעזרות בכלי תוכנה מתקדמים. בין התוכנות של ניהול פרויקטים ישנן כאלה שמבצעות את תפקידן באמצעות מתן התייחסות למאפיינים המיוחדים של התחום ומתן פתרונות טובים להתמודדות עם תחושת אי הוודאות:

• מעקב אחר שעות – בפרויקטים מבוססי שעות קיים קושי לא קטן לקבל תמונת מצב עדכנית, בכל רגע נתון אודות כמות השעות שהושקעו בפרויקט עד כה. תוכנות ניהול מאפשרות להפוך את המעקב לקל יותר, ולהסדיר אותו, בין היתר באמצעות בנקי שעות והפקת תחזית.
• תכנון עבודה – פונקציה של תכנון עבודה יכולה לאפשר למנהל הפרויקטים לחלק משימות ויעדים בצורה הרבה יותר אפקטיבית ומסודרת. בין היתר, התכנון נעשה יעיל יותר בזכות היכולת לקבל עדכון בכל רגע נתון של נתונים הנוגעים לתקציב, לרווחיות, לתחזית ועוד.
• התחשבנות – תוכנה טובה מסוגלת תספק מענה איכותי גם בתחום ההתחשבנות עם הלקוח, באמצעות שימוש באלמנטים כגון גבייה, תזרים, חשבונות ועוד.

אולי תעניינו גם במאמרים הבאים:

תוכנה לניהול פרויקטים תמחור פרויקטים על בסיס דיווח שעות עבודה על ניהול ועל ניהול משימות ניהול תקציב משפחתי