| קטגוריות: עסקים ושירותים |
תיכנסו אל המשרד שלכם, תביטו על השולחן, אתם רואים עליו אינספור מסמכים, קלסרים ומחברות? עכשיו תדליקו את המחשב ותביטו על המסך, אתם רואים על שולחן העבודה אינספור מסמכי וורד, PDF, אקסלים, וספריות שונות עם מסמכים שונים מכל טוב? תשאלו את עצמכם עכשיו, אם אתם מצליחים למצוא את הידיים ואת הרגליים שלכם בתוך כל ים המסמכים או שאתם טובעים בו? סביר להניח שאתם תשאלו את עצמכם, איך אפשר לפתור את זה. התשובה היא ברורה. תוכנה לניהול מסמכים.
בשנים האחרונות, אנחנו יכולים למצוא מגוון רחב של תוכנות שמטרתן לעזור לנו לנהל את המשרד טוב יותר. אין זה סוד שאנחנו מוקפים במסמכים, הם נמצאים בכל מקום, הן על השולחן, הן על המדפים, הן במחשב, באינטרנט ובכל מקום. במיוחד נכון הדבר אם אנחנו עובדים בחברות שעובדות עם ביג דאטה, כלומר עם כמויות מידע עצומות שמגיעות ממקומות שונים וצריך לדעת איך לנהל אותו. אחד הכלים לשם כך הוא תוכנה לניהול מסמכים.
מה כוללת תוכנה לניהול מסמכים וכיצד היא עובדת
הרעיון של התוכנה הוא שמדובר בתיבה עצומה שניתן להכניס לתוכה מסמכים ממקורות שונים, החל מהמייל, אינטרנט, דיסקים, דיסק און קיי ועוד. ניתן לקטלג ולמיין כל מסמך, אפשר לעשות זאת על פי מילות מפתח שונות, מספרים ואותיות, כך שניתן להקליד ביטוי מסוים ולמצוא באמצעותו את המסמך בקלות.
היתרונות של תוכנה כזו הם רבים, ראשית, היא עובדת במקביל לכל תוכנת אופיס וכן עם תוכנות אחרות איתן נהוג לעבוד במסגרת ניהול משרד. שנית, ניתן להשתמש בה ממחשבים שונים במקביל (מספר משתמשים) וכן ניתן להשתמש בה באמצעות ענן, מה שמאפשר לעבוד איתה מהבית. שלוש, ניתן למצוא מסמכים באופן מיידי לכל עניין ועניין.
החשיבות של תוכנה מסוג זה היא גדולה מאוד לכל עסק, גדול כקטן. היא יוצרת סדר איכותי בבלגן של המסמכים ובכך היא חוסכת זמן יקר, כמו כן היא יוצרת תעדוף בין מסמכים מסוגים שונים ומאפשרת למיין ולקטלג אותם על פי צרכים שונים. יתרון נוסף הוא, שהתוכנה חוסכת בשימוש בנייר, במקום שנצטרך להדפיס את המסמכים ולשמור אותם, הרי שהיא שומרת כל מסמך במחשב.
למען הסר ספק, הרי שהתוכנה ניתנת לגיבוי וכל המסמכים אשר נשמרים בה שמורים היטב וכך גם אם המחשב קורס או הכונן מתקלקל, הרי שהמסמכים נשארים בתוכנה ואין חשש לשלמותם.