| קטגוריות:   | תגיות המאמר: , ,

תוכנה לניהול משימותלכאורה הביטוי תוכנה לניהול משימות עשויה להיות אוקסימורון. אבל בפועל, בעידן שבו אנו חיים, ניהול משימות באמצעות תוכנה היא מציאות שבשגרה לרבים מאיתנו.

מספר המשימות שאדם, לא כל שכן מנהל, צריך לזכור, למלא ולעקוב אחריהן על בסיס יומיומי, עשויה להיראות לאדם מבחוץ כמו מספר לא סביר למוח האנושי. או לפחות לא מעשי. לא פלא, אם כך, שרובנו לא עומדים במספר המשימות, אם ב"עומדים" הכוונה היא למלא את המשימות על הצד הטוב ביותר, להיות מסוגלים גם לעקוב אחריהן לאורך זמן ולוודא שהן אכן בוצעו כראוי ואינן זקוקות למקצה שיפורים ושינויים.

אנחנו מסתובבים רוב הזמן עם תחושה שיש אינספור דברים שאנחנו צריכים לדאוג להם, לבדוק אותם ולוודא שהם בוצעו. את התחושה הזו כמעט תמיד מלווה תחושה שמשהו לא הספקנו, לא עשינו מספיק טוב או בכלל לא הגענו אליו. אנחנו מנסים כמיטב יכולתנו לעקוב אחר רשימות שאנחנו שוב ושוב מחדשים, מוחקים ומוסיפים. רשימות ידניות (כן, כן, עוד יש לא מעט כאלה שמסרבים להיפרד מעט ודף), רשימות באקסל ורשימות סתם. אנחנו מוחקים או מסמנים וי לצד אלה שמולאו, מוסיפים חדשות, משנים קיימות וחוזר חלילה. לפעמים התסכול גדול כל כך שאנחנו לוקחים כל מיני החלטות שישפרו את מצבנו, יעזרו לנו לעשות רשימות חדשות של משימות, להוריד מהראש קצת לחץ ועומס. אבל כל עוד הרשימות עצמן כל כך מסורבלות, אין סיכוי שהעומס יפחת. ההפך הוא הנכון.

ומכיוון שכמונו כמוכם, המצאנו תוכנה. תוכנה פשוטה לכאורה, שנועדה לעקוב במקומנו אחר משימות שלא מולאו, משימות שעוד לא הגענו אליהם, ומשימות שמולאו ויש לעקוב אחריהן. נשמע טוב מדי מכדי להיות אמיתי? אולי כי זה באמת קצת טוב מדי, אבל זה לגמרי אמיתי.

וזה עוד לא הכל. קראנו לה סטטוס, על שם השיתופים שלנו בפייסבוק. ככה זה קל, ככה פשוט. הסטטוס מסייעת להפיץ במייל ולהעביר הלאה מיילים עם יכולת מעקב אחריהם, מעקב אחר דיווח ביצוע משימות, תזכורות למשימות ומשימות שיש לעקוב אחריהן, רישום הערות ועוד ועוד. היא מסנכרנת את עצמה, מתאימה אתך עצמה לכל טכנולוגיה ובעיקר מורידה לנו מהראש את הקילוגרמים העודפים שאנחנו מסתובבים איתם.

היכולת הזו לעקוב אחר משימות, לנהל אותן ולא רק ברמת הביצוע אלא גם ברמת המעקב לפני, במהלך ולאחר הביצוע, היא יכולת שהולכת ונכחדת מאיתנו. יש לנו הרבה יותר מדי דברים לדאוג להם ואנחנו לא יכולים לדאוג שהכל יבוצע כמו שצריך אם אין לנו סוג של מזכירה שדואגת לכך שאנחנו ננהל. סטטוס היא בעצם סוג של מזכירה. תוכנה שדואגת לתזכר אותנו, להפוך מיילים למשימות, להעביר אותם מאחראי לאחראי ולדווח לנו מה בוצע, אם בוצע, מתי ובאיזה אופן.

זה קורה, זה כאן וזה טוב כמו שזה נשמע.

 

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר.